1、编号：员工档案按员工姓氏拼单排序、按工号编号。

2、第六条销毁涉密文件应当按规定登记、审批，由二人以上到指定场所监销。严禁将各类涉密载体或者内部资料、刊物当废品出售。

3、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

4、第三条学院各部门阅办的涉密文件应当及时清退。一般情况下，绝密及文件不超过一个月，机密级以下文件不超过三个月。确需延长使用的，应当到保密室办理借用手续。

5、国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

6、一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

7、第四条携带涉密文件外出，绝密级必须由学院领导批准，机密以下必须由处，部、系，附属医院领导批准。严禁携带涉密文件到公共场所或探亲访友。

8、局办公室为我局档案管理的职能部门，下设综合档案室，配备相应档案工作人员。我局文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案、业务档案由局综合档案室集中统一管理。

9、员工离职时，除有效证件外，其他资料进行封存管理，不再退还给员工本人，保管期限为三个月。

10、中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

11、第二章档案机构及其职责

12、第二条阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的场所进行，涉密文件应存放在铁皮柜内;对绝密级文件必须实行专人保管，专册登记，专柜存放。

13、第五条不宜向社会公开的内部资料、刊物等，应当妥善保管，定期清理和销毁。

14、档案管理的六大步骤:收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六方面工作。

15、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

16、查阅：人力资源部因工作，可随时查阅人事档案，各总监、部门经理经行政总监批准可查阅管辖范围内的员工档案；董事会成员、集团公司领导、总经理、行政人事总监可查阅全公司员工人事档案，其它人员查阅人事档案应经行政人事总监批准。

17、档案收集工作的意义：档案收集工作是档案工作中极其重要的一环。它与其他档案工作相比，处于一种特殊的地位，做好档案的收集工作，对整个档案工作都有重要意义。收缴是档案工作的起点，是做好档案业务基础工作的基础，收集工作是整个档案馆(室)获取和积累档案的一种手段。就国家档案工作的组织而言，档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的重要内容和首要的具体措施。就采集工作质量高低的影响而言，直接关系到档案工作的其它环节。

18、按照《档案法》规定的“统一领导、分级管理”的档案工作原则，局档案工作由一名局领导分管，并成立局档案工作领导小组。

19、第一条涉密文件(包括确定密级的文件资料、图表、刊物、教材等)的拟制、印刷、传递、承办、借阅、保管、归档、移交和销毁，必须严格履行审批、清点、登记、签字等手续。

20、补录：员工聘用后，按国家法规应补录的内容，由人力资源部通知员工个人提供相关资料，收集后，移交到机要室。

21、为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

22、人力资源部门负责管理（建立、接转、保存、整理）公司内所有员工的人事档案。

23、涉密文件管理办法

24、员工档案自员工到岗之日起建立，每人一份，员工档案管理仅供公司内部使用。

25、本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。

26、公司人员档案存放管理不需要部门，方法如下：

27、员工如需借用有效证件，必须到人力资源部申请，必须在申请使用日期内归还人力资源部。

28、第一章总则

29、年12月，审计署、国家档案局第10号令公布了《审计机关审计档案管理规定》，自2023年1月1日起施行。该《规定》共二十七条。对审计档案案卷质量提出了明确的要求，规定了审计文件材料的排列顺序，特别提出审计文件材料的归档实行审计组组长负责制。目前没有出台与此相关的实施细则。

30、续录：员工在公司工作期间的应续录的的档案内容，由人事主管根据公司人事文件登记在员工档案《员工任期履历表》中，每年年底向机要室移交。

31、部门负责人可根据工作需要申请查阅有关员工的档案，查阅员工人事档案应经国力资源部负责人批准，并办理登记方可查阅。查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

32、员工档案管理实行公司领导下的分级管理负责制，公司人力资源部门对人事档案进行归类管理，直接保管子公司员工及分公司财务、人事及总经理的档案；各分公司人力资源部负责分公司人员的人事档案管理。

33、档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

34、档案管理单位规范。企业单位管理档案要科学地归类、排列、编目，每一卷都要建立一个完整的宗卷，记载档案单位和档案的变化。文件排列以全宗为单位，按不同保管期限排列，做到排出整齐。注册统计规范：规范管理单位的档案要有登记、统计制度，对档案的接收、转移、整理、鉴定、销毁、使用等要有详细的记录，数字要准确，案卷与目录数字相符。

35、各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

36、建档：员工试用期间，人力资源部负责建档，员工试用期满后，将员工档案移交机要室保存。

37、各分公司档案保管人员对其保管的员工档案的遗失、损坏负责。